Laboratorium na zakupach- postępowania publiczne. Przedmiotowe środki dowodowe.
Wyobraźmy sobie następujący scenariusz:
Kilka miesięcy temu miałeś/miałaś za zadanie zrobić rozeznanie rynku w zakresie oferowanych spektrometrów ICP-MS (ale może być to każdy inny, dowolny produkt 😉 ). Twój obecny park aparaturowy jest już dość wiekowy i trudno z jego wykorzystaniem uzyskać wymagane granice oznaczalności.
Spotkałeś się z przedstawicielami firm oferujących wyżej wymienione urządzenia. Przeprowadziłeś dialog techniczny, umożliwiający Tobie porównanie dostępnych na rynku rozwiązań, zebrałeś oferty i przekazałeś je do wniosku o sfinansowanie zakupu.
Hura! Udało się, budżet zatwierdzony, przygotowujesz wytyczne w tym OPZ do działu zamówień i możesz przystąpić do wszczęcia procedury zakupowej upragnionego spektrometru.
Pamiętałeś o wszystkim?
Co może się wydarzyć, jeśli wszyscy Wykonawcy oświadczą, że oferowane przez nich urządzenie spełnia wymagania pod względem technicznym? Co, jeśli pojawi się oferta Wykonawcy, co do której masz wątpliwości, czy spełnia wymagania, które mimo wszystko Wykonawca potwierdza? Jeśli na etapie pisania SWZ nie wymagałeś złożenia „przedmiotowych środków dowodowych”, może Cię czekać ciężka przeprawa w procesie oceny ofert.
Przedmiotowe środki dowodowe w postępowaniach na zakup aparatury laboratoryjnej są dokumentami lub innymi materiałami, które mają na celu potwierdzenie zgodności oferowanego sprzętu z wymaganiami określonymi przez zamawiającego w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) lub opisie przedmiotu zamówienia (OPZ). W przypadku „dużej” aparatury, dobrą praktyką jest żądanie ich złożenia wraz z ofertą.
Co może być przedmiotowym środkiem dowodowym?
Może być to dokumentacja techniczna potwierdzająca spełnienie wymaganych parametrów urządzenia, np. karta katalogowa, broszura, specyfikacja, noty aplikacyjne, raporty z testów, itp. Warto dodać, że wiele urządzeń nie jest z tzw. „półki” i mogą różnić się konfiguracją w zależności od zakresu oferty. Często producenci na swoich stronach publikują jedynie ogólne broszury na temat oferowanych urządzeń, a ponadto często to nie producent urządzenia składa ofertę, a jego przedstawiciel. Dlatego aby nie komplikować sobie i Wykonawcom 😊 życia, można zawrzeć następujący zapis:
„W celu potwierdzenia, że oferowany produkt spełnia określone przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu zamówienia wymagania, Zamawiający wymaga dostarczenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych tj. specyfikacji oferowanego sprzętu lub innych dokumentów (karty katalogowe, broszury, odpisy z katalogu, itp.) producenta lub jego autoryzowanego przedstawiciela, potwierdzających spełnienie wymagań”
Pamiętaj!
Żądanie przez zamawiającego przedmiotowych środków dowodowych ma charakter uprawnienia, a nie obowiązku. Zamawiający ma dużą swobodę w określaniu przedmiotowych środków dowodowych, jednakże nie jest ona nieograniczona. Zamawiający musi jasno określić w dokumentach zamówienia, jakie środki dowodowe są wymagane oraz w jakiej formie mają być dostarczone.
Żądanie takich dokumentów powinno być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i nie może ograniczać konkurencji ani dyskryminować wykonawców.
Przedmiotowe środki dowodowe zazwyczaj składane są wraz z ofertą, aby umożliwić ich ocenę na etapie badania ofert.
Przedmiotowe środki dowodowe – czy zawsze ich wymagać?
Przedmiotowe środki dowodowe odgrywają kluczową rolę w postępowaniach przetargowych na zakup aparatury laboratoryjnej. Pozwalają zamawiającemu upewnić się, że oferowany sprzęt spełnia wymagania techniczne i jakościowe. Ich żądanie musi być jednak uzasadnione i proporcjonalne do celu postępowania oraz jasno określone w dokumentacji przetargowej.
W mojej ocenie, żądanie złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, w przypadku zakupu „dużej” aparatury jest jak najbardziej uzasadnione.
W przypadku, gdy mamy do czynienia z zakupami na drobny sprzęt, materiały zużywalne, itp i możliwa jest weryfikacja na podstawie oświadczeń i wiedzy Zamawiającego, taki wymóg nie musi być koniecznością. Wyobraźmy sobie, że nakazujemy Wykonawcom załączenie kilkusetstronicowego katalogu, który jest nam znany, możliwy do weryfikacji i dostępny na stronie. W takiej sytuacji, w wielu przypadkach Zamawiający akceptują ogólne oświadczenia wykonawców (np. JEDZ) jako wystarczające potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Podobnie w przypadku standardowych dostaw, gdy wymagania są minimalne, zamawiający mogą nie żądać szczegółowych środków dowodowych, ograniczając się do analizy ofert na podstawie kryteriów oceny. Zamawiający mogą także korzystać z publicznych rejestrów i baz danych, co eliminuje konieczność składania dokumentów przez Wykonawców.
Użyteczne linki:
https://www.monitor-zamowien.pl/artykul/przedmiotowe-srodki-dowodowe-trudne-przypadki
Wskazówki dla Wykonawców:
https://wygrajwkio.pl/7-faktow-o-przedmiotowych-srodkach-dowodowych-ktore-znac-musi-kazdy-wykonawca/
Leave a Reply