Między wierszami „SWZ” – patologie wyjaśnień

Zakupy w branży laboratoryjnej odbywają się często w trybie zamówień publicznych.

Wyobraźmy sobie – jesteś dostawcą urządzeń, codziennie dostajesz zestawienie postępowań i widzisz postępowanie na asortyment, który masz w ofercie. Sprawdzasz specyfikację, okazuje się, że ją spełniasz i możesz śmiało przystąpić do przygotowania oferty i wszystkich niezbędnych załączników.

Ale… mija kilka dni i na stronie postępowania pojawiają się „pytania i odpowiedzi o wyjaśnienie treści SWZ”. Powoduje to przyspieszone bicie serca, bo to do czego przywykliśmy mówiąc o „pytaniach” nie jest tym, o czym mówi ustawa 😉.

Albo odwrotnie – widzisz postępowanie, dla którego część parametrów nie może być dla Ciebie spełniona, więc sam zastanawiasz się czy „pytanie” zadać.

W polskim systemie zamówień publicznych instytucja wyjaśnień treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) stała się obszarem licznych patologii, szczególnie widocznych w przetargach na dostawę aparatury laboratoryjnej. Mechanizm przewidziany dla zapewnienia przejrzystości bywa instrumentalnie wykorzystywany do modyfikacji warunków udziału w postępowaniu.

Zgodnie z ustawą, wyjaśnienie dotyczy wyłącznie istniejących zapisów, podczas gdy prośba o nowe możliwości stanowi żądanie zmiany specyfikacji. W praktyce wykonawcy często:

• Formułują pytania sugerujące modyfikację parametrów technicznych (np. doprecyzowanie wymagań)
• Wnoszą o rozszerzenie zakresu dopuszczalnych rozwiązań (np. dotyczących kompatybilności urządzeń z oprogramowaniem)
• Domagają się reinterpretacji kryteriów oceny ofert
• Czy w końcu zadają pytania o treści: „Czy Zamawiający wymaga (…)?” , przemycając „ukryte” wymagania tak, aby zmienić pierwotne zapisy SWZ i ograniczyć konkurencję

Analiza kilkunastu przetargów z ostatnich lat wykazała, że w lwiej części zapytań dotyczących:

• Parametrów technicznych
• Wymagań gwarancyjnych
• Sposobu weryfikacji certyfikatów dla urządzeń

wykonawcy de facto żądali zmian w SWZ. Jednym z rekordzistów jest postępowanie, w którym wprowadzono ponad 20 poprawek do specyfikacji technicznej po seriach „pytań wyjaśniających”. Celowo nie przytaczam numeru postępowania, kto chce, niech szuka 😊.

A zatem – pytać czy nie pytać? Odpowiadać czy nie odpowiadać? A jeśli tak, to w jaki sposób?

Praktyka pokazuje, że niektórzy Wykonawcy pytają o wszystko, pomijając istotę ustawowych wyjaśnień treści SWZ. Oczywiście, samo zapytanie o możliwość dopuszczenia danego rozwiązania nie uważam za coś złego i najczęściej takie pytania nie pozostają bez odpowiedzi.

Jednak manipulacja pytaniami tak, aby pierwotną treść specyfikacji (głównie technicznej) „odkręcić”, przytaczanie przy tym najróżniejszych wyroków KIO, zarzucanie Zamawiającemu „ograniczenie konkurencji do jednego producenta”… pozostawię bez komentarza.

W zakresie zarzutów o ograniczenie konkurencji jest przecież możliwość złożenia odwołania.

Co zatem można zrobić?

• Weryfikacja intencji pytań – zamawiający powinni odrzucać zapytania zawierające prośby o zmianę SWZ, odsyłając do trybu modyfikacji specyfikacji
• Jasne kryteria techniczne – precyzyjne definiowanie parametrów (np. dokładność wagosuszarki: ±0.01g)
• Szkolenia – z zakresu rozróżniania wyjaśnień od prób modyfikacji warunków